Amennyiben szolgáltatásaink igénybevétele során úgy érzi, hogy nem a legjobb tudásunk szerint jártunk el, kérjük, jelezze felénk, hogy panaszát szakszerűen kivizsgálva mindent megtehessünk az elégedettségéért. 
 

VT Biztosítási Alkusz Kft
Panaszkezelési szabályzata
Hatályos: 2015.09.01-jétől

A VT Kft. (a továbbiakban: Alkusz) a panaszok kezelése során a biztosítókról és a biztosítási
tevékenységről szóló 2003. évi LX. törvény, valamint a 9/2012. számú PSZÁF rendelet
rendelkezései alapján, az azokban meghatározott kötelezettségeknek megfelelve jár el.
Jelen szabályzat az Alkusz független biztosításközvetítői tevékenysége kapcsán keletkező
panaszok kezelésének rendjét tartalmazza.
A jelen szabályzat rendelkezéseit a hatályos jogszabályokkal és az MNB által az adott tárgykörre
kiadott szabályozó eszközökkel összhangban kell értelmezni.
Jelen szabályzat az ügyfelek tájékoztatása érdekében a székhelyen kifüggesztésre, az Alkusz
honlapján (www.vtalkusz.hu) közzétételre kerül.
 

1. Fogalmak
1.1 Panasz
Az Ügyfélnek az Alkusz biztosítási szerződés megkötését előkészítő tevékenységét - ideértve
különösen a téves tanácsadást -, valamint az ügyfél nyilatkozatainak késedelmes továbbítását
érintő kifogása. Az Ügyfél eljárhat meghatalmazott útján is, a meghatalmazásnak a polgári
perrendtartásról szóló 1952. évi III. törvényben meghatározott követelményeknek kell eleget
tennie. A meghatalmazás formanyomtatványa (1. számú melléklet) az Alkusz honlapján és
székhelyén elérhető.
Nem minősül panasznak, ha az Ügyfél általános tájékoztatást, véleményt, állásfoglalást igényel.
1.2 Panasz adminisztrátor
Az Alkusz azon munkatársa, aki aktualizálja a panasznyilvántartást, koordinálja a panaszok
határidőre történő megválaszolását, intézkedik a panaszok és az arra adott válaszok elektronikus
archiválásáról. A Panasz adminisztrátort a független biztosításközvetítői tevékenység irányításáért
felelős személy jelöli ki.
1.3 Panasznyilvántartás
Az Alkuszhoz beérkező panaszokról, valamint az azok rendezését, megoldását szolgáló
intézkedésekről vezetett elkülönített, elektronikus adatbázis. A nyilvántartásnak alkalmasnak kell
lennie arra, hogy az Alkusz:
a) a panaszokat témák szerint csoportosíthassa;
b) a panasz okát képező tényeket és eseményeket feltárhassa, továbbá, megvizsgálhassa, hogy
azok hatással lehetnek-e más eljárására, termékére vagy szolgáltatására;
c) eljárást kezdeményezhessen a feltárt tények, események korrekciójára;
d) összefoglalhassa az ismétlődő, vagy rendszerszintű problémákat, a jogi kockázatokat.
A nyilvántartás tartalmazza:
a) a panasz leírását, a panasz tárgyát képező esemény vagy tény megjelölését;
b) a panasz benyújtásának időpontját;
c) a panasz rendezésére vagy megoldására szolgáló intézkedés leírását, elutasítás esetén annak
indokát;
d) az intézkedés teljesítésének határidejét és a végrehajtásért felelős személy megnevezését;
e) a panasz megválaszolásának időpontját.
Az Alkusz a panaszt és az arra adott választ, a polgári jogi elévülési határidők szerint, de legalább
három (3) évig megőrzi.
1.4 Panasz ügyintéző
Az adott panasz kezeléséért felelős személy, feladata a panaszlevél megválaszolása, a válasz
Alkuszon belüli jóváhagyatása. A Panasz ügyintéző intézkedik, vagy intézkedést kezdeményez a
jogos panaszt kiváltó okok megszüntetésére, a panaszügy megoldására. A Panasz ügyintézőt a
független biztosításközvetítői tevékenység irányításáért felelős személy jelöli ki.
1.5 Panaszbejelentő nyomtatvány
Az MNB honlapján közzétett formanyomtatvánnyal megegyező tartalmú -, az Ügyfelek részére
hozzáférhető, sorszámozott nyomtatvány, mely a panaszok írásba foglalására szolgál. A
nyomtatvány az Alkusz székhelyén is rendelkezésre áll az Ügyfelek részére.
1.6 Első fokú panaszügyintézés
Az adott ügyben tett első panaszbejelentéssel kapcsolatos ügyintézés minősül első fokú
panaszügyintézésnek.
1.7 Másodfokú panaszügyintézés
A panaszügy akkor kerül másodfokra, amennyiben az elsőfokú panaszügyintézés során adott
választ az Ügyfél nem fogadja el, és az első válasz birtokában panaszával ismételten az
Alkuszhoz, vagy más szervezethez, hatósághoz fordul. Azon panaszok esetén, melyeknél az
Ügyfél az első panaszát egyidejűleg több helyre küldi meg, és ezért ugyanaz a panasz több
csatornán érkezik be az Alkuszhoz, az első fokú panaszügyintézés szabályait kell alkalmazni. A
másodfokú panaszügyintézés az első fokú panaszügyintézéstől független, magasabb szintű végső
döntést eredményez.
 

2. A panaszbejelentés
A panaszok különböző csatornákon érkezhetnek az Alkuszhoz. A beérkezési csatornától
függetlenül a panaszokat el kell juttatni a Panasz adminisztrátorhoz, akinek – ha az korábban még
nem történt meg – azt be kell rögzítenie a Panasznyilvántartásba.
2.1 Írásbeli panasz
Az Ügyfél írásbeli panaszát benyújthatja:
a) személyesen vagy más által az Alkusz székhelyén átadott irat útján;
b) postai úton (levelezési cím: 1097 Budapest Gubacsi út 30/a.);
c) elektronikus levélben (alkusz@vtkft.hu).
A panasz érdemi vizsgálatára, a panasszal kapcsolatos álláspontnak és intézkedéseknek
indokolással ellátott megküldésére az Ügyfél részére a legrövidebb idő alatt törekedni kell, ám az
legfeljebb harminc (30) napig tarthat. Ha a válaszadási határidőt valamilyen ok miatt meg kell
hosszabbítani, erről az Alkusz az indok pontos megjelölésével tájékoztatja Ügyfelét.
2.2 Szóbeli panasz
Az Ügyfél szóbeli panaszt az alábbi módokon tehet:
a) a székhelyen (1097 Budapest Gubacsi út 30/a)személyesen vagy
b) telefonon (06 1 365 1344).
A telefonon rögzített panaszt az Alkusz egyedi azonosítószámon veszi nyilvántartásba, amelyről
az Ügyfelet tájékoztatja.
Az Alkusz ügyfél- és hívásfogadási ideje: munkanapokon 8-14 óráig
A szóbeli panaszt azonnal meg kell vizsgálni, és lehetőség szerint azonnal orvosolni.
Telefonon közölt panasz esetén az Alkusz biztosítja az ésszerű várakozási időn belüli
hívásfogadást és ügyintézést. Ha szükséges, hangfelvételt és jegyzőkönyvet készít. A hitelesített
jegyzőkönyv egy példányát a Panaszos részére átadja.
2.3. Jegyzőkönyv
Ha az Ügyfél a szóbeli panasz kezelésével nem ért egyet, vagy a panasz azonnali kivizsgálása
nem lehetséges, a Panasz ügyintéző a panaszról és az Alkusz azzal kapcsolatos álláspontjáról
jegyzőkönyvet vesz fel. A jegyzőkönyv egy másolati példányát az Ügyfélnek át kell adni.
Telefonon közölt panasz esetén a panaszra adott válasszal együtt a közlést követő 30 napon belül
meg kell küldeni.
A jegyzőkönyv az alábbi adatokat, információkat tartalmazza:
a) az ügyfél neve;
b) az ügyfél lakcíme, székhelye, ill. levelezési címe;
c) a panasz előterjesztésének helye, ideje, módja;
d) a panasz részletes leírása, a panasszal érintett kifogások elkülönített rögzítésével;
e) a panasszal érintett szerződés száma, ügyfélszám, ha van;
f) az ügyfél által bemutatott iratok és egyéb bizonyítékok jegyzéke;
g) a jegyzőkönyvet felvevő személy és ügyfél aláírása;
h) a jegyzőkönyv felvételének helye, ideje.
A jegyzőkönyv mintája a jelen szabályzat 2. számú mellékletét képezi.
 

3. Válaszadási és tájékoztatási kötelezettség
3.1 Válaszadás
Az Alkusz a panaszok kivizsgálását követően köteles olyan választ adni, amely, részletesen kitér a
kifogás teljes körű kivizsgálásának eredményére, a panasz megoldására vonatkozó intézkedésre,
illetve elutasítás esetén az elutasítás indokára. A kivizsgálás eredményéről történő tájékoztatást
közérthető és egyértelmű indokolással kell ellátni, amely a panasz tárgyától függően:
a) tartalmazza a vonatkozó szerződési feltétel szövegét;
b) hivatkozik az Ügyfélnek küldött elszámolásokra, ha van ilyen;
c) hivatkozik valamennyi, a jogviszony alatt teljesített egyéb tájékoztatásra.
A panasz kivizsgálása térítésmentes és az összes vonatkozó körülmény figyelembevételével
történik.
3.2. Indokolás
A panasz elutasítása esetén az indokolásában hivatkozni kell arra, hogy az Alkusz álláspontja
szerint a panasz
a) a Pénzügyi Szervezetek Állami Felügyeletéről szóló 2010. évi CLVIII. törvény
fogyasztóvédelmi rendelkezései megsértésének kivizsgálására, vagy
b) a szerződés létrejöttével, érvényességével, joghatásaival, megszűnésével, továbbá,
szerződésszegéssel és annak joghatásaival kapcsolatos jogvita rendezésére
irányult.
3.3. Tájékoztatás
Az Alkusz tájékoztatja az Ügyfelet arról, hogy a panasz elutasítása vagy a 30 napos törvényi
válaszadási határidő eredménytelen eltelte esetén az alábbi testületekhez, illetve hatóságokhoz
fordulhat:
etéről szóló 2010. évi CLVIII. törvény (Psztv.) szerinti
fogyasztóvédelmi rendelkezések megsértésének kivizsgálására irányuló panasz esetén a Magyar
Nemzeti Bankhoz fordulhat (levelezési címe: 1534 Budapest BKKP Pf. 777, telefon: 06-1-489-
9100, e-mail címe: ugyfelszolgalat@mnb.hu;
szerződésszegéssel és annak joghatásaival kapcsolatos panasz esetén a Pénzügyi Békéltető
Testület (levelezési cím: H-1525 Budapest BKKP Pf. 172; Telefon: 06-1-489-9100; E-mail:
pbt@mnb.hu) vagy,
bíróság előtt kezdeményezhet eljárást.
Amennyiben az Alkusz álláspontja szerint az Ügyfél panasza mind a fogyasztóvédelmi
rendelkezések megsértésének kivizsgálására, mind a szerződés létrejöttével, érvényességével,
joghatásaival és megszűnésével, továbbá a szerződésszegéssel és annak joghatásaival kapcsolatos
jogvita rendezésére irányul, úgy az Ügyfelet tájékoztatni kell arról, hogy a panaszban foglaltak
mely része, hova tartozik és ennek megfelelően mely panaszrésszel mely hatósághoz vagy
szervhez fordulhat.
Az Alkusz a tájékoztatást figyelemfelhívásra alkalmas módon teszi meg.
A panaszra adott választ az Alkusz minden esetben oly módon (tértivevény) küldi meg az Ügyfél
részére, amely alkalmas annak igazolására, hogy a küldeményt kinek a részére küldte meg,
emellett kétséget kizáróan igazolja a küldemény elküldésének tényét és időpontját is.
 

4. A panaszkezelési eljárás menete
Az Alkusz a panaszkezelés során különösen a következő adatokat kérheti az Ügyféltől:
a) neve;
b) szerződésszám, ügyfélszám, ha van;
c) lakcíme, székhelye, levelezési címe;
d) telefonszáma;
e) értesítés módja;
f) panasszal érintett biztosítási termék vagy szolgáltatás;
g) panasz leírása, oka;
h) panaszos igénye;
i) panasz alátámasztásához szükséges, az ügyfél birtokában lévő dokumentumok másolata;
j) meghatalmazott útján eljáró ügyfél esetében érvényes meghatalmazás;
k) panasz kivizsgálásához, megválaszolásához szükséges egyéb adat.
Az adott panaszügyben kijelölt Panasz ügyintéző a Panasz adminisztrátortól másolatban veszi át
ügyintézésre a panaszt. Megvizsgálja a panasz okait, beszerzi az érintett munkatársak
állásfoglalását. A Panasz adminisztrátor a panasz ügyintézése során folyamatosan figyeli a
válaszadási határidőket, szükség esetén jelzi a határidő közeledtét a Panasz ügyintéző részére. A
panasz lezárását követően intézkedik a keletkezett iratok, állásfoglalások, valamint a válaszlevél
másodpéldányának és az eredeti panasznak az archiválásáról, továbbá aktualizálja a
Panasznyilvántartást.
A másodfokú panaszkezelés folyamatai, ügyintézői, az ügyintézés határidői megegyeznek az első
fokú panaszügyintézésben leírtakkal. A másodfokú panaszügyintézés végső döntéshozója a
független biztosításközvetítői tevékenység irányításáért felelős személy, illetve eseti
meghatalmazottja. A másodfokú panaszlevélre adott választ a független biztosításközvetítői
tevékenység irányításáért felelős személy, illetve eseti meghatalmazottja írja alá.
 

Mellékletek:
1. számú melléklet – Meghatalmazás (minta)
2. Jegyzőkönyv szóbeli panasz bejelentéséről (minta)
 

1. számú melléklet
MEGHATALMAZÁS
(minta)
Alulírott*:__________________________ Lakcím:_________________________________
Szül.hely,idő:_______________________ Anyja neve:______________________________
meghatalmazom: ______________________________________________
Lakcím:________________________________Szül.hely,idő:_________________________
Anyja neve:____________________________, hogy
a VT Biztosítási Alkusz Kft.-vel (székhelye: 1123 Budapest Hant u. 30.) adott alkuszi
megbízásommal kapcsolatban, a nevemben és helyettem:
□teljes körűen eljárjon,
□rendelkezéseket tegyen,
□tájékoztatást kérjen,
□dokumentumokat helyettem aláírjon.
Mint Meghatalmazó kijelentem, hogy teljes körűen tisztában vagyok az általam jelen formában
adott meghatalmazás jogi természetével és az ebből eredő következményekkel.
Jelen meghatalmazás annak írásban történő visszavonásáig érvényes.
Kelt: ___________________, év:_____ hó:_____________ nap:___
___________________ ___________________
Meghatalmazó Meghatalmazott
Tanú 1. Tanú 2.
Név: Név:
Cím: Cím:
Aláírás: Aláírás:
 

2. számú melléklet
JEGYZŐKÖNYV SZÓBELI PANASZ BEJELENTÉSÉRŐL
(minta)
Érkezett (dátum:)
Hivatkozási szám:
Bejelentés módja:
□ Személyesen
□ Telefonon
ÜGYFÉL ADATOK
Vezetéknév:
Keresztnév:
Telefonszám:
E-mail cím:
Lakcím/Székhely:
Levelezési cím:
Csatolt dokumentumok:
A PANASZ LEÍRÁSA AZ IGÉNY MEGJELÖLÉSÉVEL
(Kérjük egyes kifogásainak elkülönítetten történő rögzítését annak érdekében, hogy a panaszában
foglalt minden kifogás kivizsgálásra kerüljön. Együttműködését köszönjük!)
 

A VT BIZTOSÍTÁSI ALKUSZ KFT PANASSZAL KAPCSOLATOS ÁLLÁSPONTJA:
 

A)
A Panaszos a VT Kft. -től kapott tájékoztatást elfogadja és az ügyintézéssel elégedetten a
Panaszügyet lezárja.
Dátum:
Bejelentő aláírása
(személyes megjelenés esetén)
A jegyzőkönyvet felvevő aláírása
 

B)
A panasz jellegére tekintettel, annak érdemi megválaszolása alapos vizsgálatot igényel. Az
Alkusz a panaszt megvizsgálja és annak eredményéről a panaszost 30 napon belül írásban
tájékoztatja.
Dátum:
Bejelentő aláírása
(személyes megjelenés esetén)
A jegyzőkönyvet felvevő aláírása
C)
A Panaszos a VT Kft- től kapott választ nem fogadja el az alábbiak miatt:
Az Alkusz a panaszt ismételten megvizsgálja, és annak eredményéről a Panaszost 30 napon
írásban tájékoztatja.
Dátum:
Bejelentő aláírása
(személyes megjelenés esetén)
A jegyzőkönyvet felvevő aláírása